秘書

会社を支える秘書の仕事

秘書という仕事がありますが、この秘書とは実際どのような仕事をしているかわからない人が多いのではないでしょうか。
実際ドラマなどでも多く出てくるのですが、ドロドロな展開に使われることがあり、実際仕事をしているところを見ることは少ないです。
そんな秘書の仕事内容について説明をしていきます。

秘書の仕事内容は基本的に会社のサポート主体の仕事になります。
電話対応、書類作成、来客対応などの仕事があります。
これだけみれば、普通の社員ではと思うかもしれませんが、結構このような仕事が多くあります。
そして、秘書らしい仕事としてはスケジュール管理です。

スケジュール管理は主にトップの人の管理となります。
何時にどのような交渉があるかや移動の時間などの管理をして問題なくサポートをする人の行動させていくのが秘書の仕事です。
執事という仕事似たような仕事をしていくことが多いです。
ちなみに、場合によってはお茶くみなどもすることもあります。

秘書の状態によっては更に様々な仕事をすることがあります。
必要書類や情報の獲得、お中元やお歳暮の交流関係の状態を良くする行動、他の会社員の状態管理、仕事の内容をまとめるなどのような仕事もします。
情報の獲得の良し悪しによっては会社が傾くなどのこともありますので、かなり重要な仕事をすることもあります。
ちなみに、仕事としてすることはかなり低いですが、株式関係の仕事をする場合もあります。

秘書に求められている能力と必要なこと

秘書として求められる能力としては、その場所にもよります。
基本的に万能であることが秘書に求められる能力ですが、そのような秘書はあまりにも少ないです。
ですから、最低限仕事が出来る人材、サポートをして効率を上げることが出来る人材が欲しいところでしょう。

細かな作業や気配り、冷静な判断なども必要になることがあります。
他にも、仕事場によっては知識や経験を必要とする場合もあるでしょう。
また、上記で説明したようなお茶くみ、文章の製作などが出来ることも基本的に必要です。
ともかく、どのような秘書を求めているかによって必要な能力が異なります。

比較的必要なことは、自動車を運転できること、パソコンを普通に使えること、コミュニケーション能力などのことが最低限必要になります。
特に自動車の運転は、トップと行動をする時に必要なことが多いので、女性でも必要になることがあります。
そしてコミュニケーション能力は絶対に必要なスキルの1つです。

個人秘書とグループ秘書

秘書ですが、個人秘書とグループ秘書というのがありますので注意です。
どのような秘書になるかをしっかりと確認しましょう。

個人秘書は大体がトップの人のサポートをする1対1の秘書になります。
常にトップの人と一緒に行動していくことが個人秘書です。
ですから、場合によっては多数の会社を歩きまわる必要がある場合や海外などにトップと一緒に出張をする、トップの気まぐれで動くことが多いです。
と言っても、スケジュール管理もありますので、気まぐれで行動は少ないです。

グループ秘書は会社自体の秘書として仕事をしていきます。
秘書室というのが設けられることがあり、会社全体をみて動くことが多いです。
秘書として会社全体の状態を把握してトップに報告することもあれば、トップの代わりに訪問者の対応をしていく場合も多くあります。
ですから、個人秘書と違って動かないことが多いです。

ただし、どちらの種類とも混ざった秘書を求めるところも多少いるので注意です。
そうなると相当秘書としての仕事が増えます。